实验室仪器设备档案的建立是设备运行的首要环节。它包括以下几个方面：首先，仪器设备到货后，应尽快组织有关人员按购货合同要求清点、检查、调试，并填写验收记录。仪器设备的管理部门要收集仪器设备购置申请表、技术调研论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、仪器说明书、操作手册、线路图、合格证、供应商资质等相关资料文件。其次，建立设备的使用档案。
其内容包括：
(1)设备的唯一识别编号；
(2)名称和型号；
(3)制造商和供应商名称；
(4)主要技术指标；
(5)接收时的状态和启用日期；
(6)目前所在科室或放置地点；
(7)操作规程；
(8)检定或自校时间；
(9)期间核查和维护的规程。 其内容包括：
(1)仪器设备使用过程中的作业指导书；
(2)历年的使用、维修、维护、故障、改装记录；
(3)历次检定证书；
(4)期间核查的报告及记录；
(5)调拨或报废申请表。这些资料都需认真收集后整理归档。仪器设备档案建好后应由仪器设备的管理部门统一管理。业务人员如因工作需要需借阅档案资料时，应按照相关规定办理借阅手续。精密仪器原版说明书和线路图等重要技术资料一般不外借，确因工作需要，在履行有关档案管理规定的借阅手续后可借用复印件。仪器使用部门根据需要保存复印资料，如说明书、操作手册等。 二、仪器设备的检定
按照ISO/IEC17025的要求和《中华人民共和国强制检定的工作计量器具检定管理办法》的规定，我中心结合仪器设备使用具体情况，编制出本中心需检定仪器设备的控制目录。按照检定周期有计划的在有资质的计量检定机构进行仪器设备的检定，检定证书归档保存。新的仪器设备在投入使用前应进行检定；固定使用的设备转移存放地点需要检定的，必须经检定合格后方可使用。对检定合格的设备粘贴上绿色的标签，并填写相应的信息，如日期、有效期、证书编号及检定机构名称等；对于多功能检测设备，某些功能已丧失，但检测工作所用参数工作正常或经校准合格者以及测试设备某一示值范围精度不合格，但检测工作所用示值范围合格者等降级使用的，粘贴上黄色的标签；设备经计量检定不合格或设备损坏不能正常运行的，粘贴上红色的标签。
三、仪器设备的期间核查
3.1需期间核查的情况
仪器设备经检定合格后即可投入使用。但在2次检定和自校之间，遇有下列情况之一，必须实施期间核查：
(1)在超出规定的环境条件或技术条件下使用；
(2)设备使用频次超出规定的限度；
(3)设备可能出现漂移现象；
(4)设备长期闲置后再次使用前；
(5)客户有特殊要求；
(6)计量标准稳定性考核证明其检定或校准数据超出稳定性允差的；
(7)携带到现场检测的仪器设备；
(8)设备在运行过程中，有可疑现象发生等。仪器设备管理部门应根据仪器设备期间核查控制目录下达期间核查计划，检测部门负责期间核查规程的制定并组织实施。 3.2期间核查的方法
仪器的期间核查并不等于检定周期内的再次检定，而是核查仪器的稳定性、分辨率、灵敏度等指标是否持续符合仪器本身的技术要求。针对不同仪器的特性，可选用不同的核查方法。包括：
(1)参照设备技术资料提供的校准方法；
(2)可能时，参照自校规程进行检查；
(3)采用标准物质进行检查；
(4)与新近计量检定合格的同规格型号设备进行比对试验；
(5)选用稳定性好、灵敏度高的样品在不同时期、不同地点进行多次重复测量，并采用统计技术对每次测量结果进行评估；
(6)与标准实验室进行比对试验；
(7)采用高一个精度等级的计量标准、仪器设备或有证标准物质进行核查；
(8)采用同等精度的计量标准、仪器设备进行比对；
(9)通过对样品不同特性检测结果的相关性进行验算等。
3.3期间核查的时间
间隔期间核查的时间间隔一般以在仪器的检定周期内进行一二次为宜。对于使用频率较高的仪器，应增加核查的次数。期间核查的记录及报告应归档保存。 四、仪器设备的运行、维修、维护管理
4.1编写仪器设备的操作作业指导书
仪器设备的使用部门应在仪器安装调试后，粘贴唯一编号的标识，编写设备的操作作业指导书。其主要内容包括：仪器名称、性能用途、操作步骤、检查方法(包括开机、关机、运行检查和期间核查)、维护保养等。对于不列入强制检定的仪器设备，还应建立自校规程。
4.2落实仪器设备的使用记录制度
其主要内容包括：开机日期、关机日期、工作时数、运行状态(包括停电、停水及工作异常等情况)、运行检查期间核查、工作内容等。
4.3建立仪器设备使用前的检查制度在仪器设备使用前应对其进行检查。 要了解上次使用情况、检定的情况及外部设备(包括水、电、气)是否完好等。发现问题要及时汇报和处理，以免造成仪器设备的损坏。 4.4仪器设备异地使用的管理 携带仪器到实验室以外场所进行检测或抽样时，除了遵守在固定场所使用仪器的规定外，还应注意： (1)领用时要检查，其是否正常、配件是否齐全、电池是否配备等；
(2)运输过程中要注意防护，要确保其在运输期间不致因震动等原因而损坏；
(3)使用要规范，要严格按仪器设备操作规程(包括使用的环境)操作；
(4)入库时要进行验收，发现问题及时维修并检定。
4.5落实仪器设备的定期维护制度
一般的仪器设备要在其操作规程中规定维护保养的方法和时间。对于使用频率高的大型仪器设备，应制定仪器设备维护计划；对于维护保养工作较为复杂或有一定专业性要求的仪器设备，要制定维护保养的作业指导书，必要时可请仪器公司的专业人员对其进行维护和保养。 4.6做好仪器设备的报废工作
仪器设备在超过使用年限后，往往会出现异常现象，或者在检测中发现检测数据不稳定，经过维修也无法满足检测的要求。或者检定后技术参数达不到检测的要求，在这种情况下就要考虑报废该仪器。仪器设备报废一样要经过适当的验证程序，因为它属于固定资产，要经过主管部门的批准后才能实施报废处理工作。做好实验室仪器设备的管理，保持其有效性和可靠性，保证其检验检测结果的准确性，才能为客户和社会提供可信的数据和满意的服务。
实验室信息化管理系统LIMS能够具有自动化的实验室流程管理标准，严格按照实验室的仪器设备状态信息、库存信息等来进行规范化的归档管理，能够针对各行业仪器设备不同的管理需求进行个性化管理，及时提醒相关的人员来送检更多的机器，及时追踪各种不同机器的状态。